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Titre du Poste	Assistant(e) aux opérations
Besoin	1 Poste
Positionnement	Direction générale
Superviseur Direct	Directeur des opérations
Durée du contrat	CDI avec une période d’essai de 6 mois
Date de l’offre	26 Juin 2024
Date de clôture	03 Juillet 2024
Disponibilité	Immédiate
Statut	Non éligible à la délocalisation

À PROPOS DE MICROPOP S.A :

Microfinance Populaire S.A « MICROPOP S.A » en sigle, est une Société de Microfinance implantée à Kinshasa avec son siège social sise sur A/19 avenue de la Victoire, Quartier MATONGE dans la commune de KALAMU avec comme mission d’offrir des services financiers et non financiers adaptés aux besoins des personnes à faible revenu, mais économiquement actives afin de leur permettre de lutter contre l’exclusion financière et améliorer leurs conditions de vie.

Les valeurs que MICROPOP S.A prône reposent sur la trilogie : Loyauté – Professionnalisme – qualité des services en vue de s’assurer de la satisfaction des besoins de son aimable clientèle.

En tant que Société agréée par la Banque Centrale du Congo (BCC) et soumise à la règlementation, MICROPOP S.A veut étendre ses activités dans l’optique de l’accompagner, tout en gardant sa vision de devenir l’une des institutions financières de référence, par sa contribution à la croissance et au développement économique de la RDC, plus spécifiquement à l’inclusion financière.

ROLE ET RESPONSABILITES :

L’Assistant aux opérations a pour rôle d’apporter un support et un appui à la direction en vue d’assurer le bon déroulement des activités opérationnelles. Il (elle) facilite la communication et les interactions entre la direction des opérations et toutes les parties prenantes tant internes qu’externes.

Les tâches spécifiques de l’assistant aux opérations impliquent :

1. Operations

• Centraliser, analyser et traiter toutes les demandes de validation en provenance des agences : utilisation des cautions, rééchelonnement, demande des dérogations sur les traitements des dossiers crédit, épargne et autres ;
• Recevoir, examiner et soumettre les réclamations des parties prenantes à la direction des opérations ;
• Communiquer la décision de la direction des opérations avec les agences et les autres parties prenantes ;
• Assister les utilisateurs opérationnels dans la résolution des problèmes relatifs aux opérations ;
• Assurer la gestion et la supervision du processus de transfert de portefeuille ;
• Calculer et faire valider les primes des performances des équipes opérationnels ;
• Calculer et faire valider les allocations au transport et communication des agents opérationnels en collaboration avec le département des ressources humaines.

2. Politiques et Procédures

• Participer activement dans le processus d’élaboration et amendement des procédures et règles relatives à la gestion des opérations ;
• S’assurer de la bonne vulgarisation des politiques et procédures encadrant les activités opérationnelles ;
• Former et sensibiliser le personnel sur le respect et l’application des règles opérationnelles.

3. Gestion des partenariats opérationnels

3.1. Assurance

3.1.1. Gestion des assurances

• Être la personne de référence pour le traitement des questions relatives aux assurances au sein de l’institution ;
• Participer dans l’élaboration et l’amendement de la procédure de gestion des assurances ;
• Assurer la formation du personnel sur les procédures de gestion des assurances.

3.1.2. Relations avec les assureurs

• Etre le point focal et de contact principal entre l’Institution et les compagnies d’assurance ;
• Vérifier les termes et conditions des polices pour s’assurer de leur adéquation aux besoins de l’Institution ;
• Participer aux différentes négociations des termes des polices d’assurance et des renouvellements avec les assureurs ;
• S’assurer du respect et de l’application des clauses des contrats d’assurance en cas de survenance des sinistres en collaboration avec le Chargé Juridique ;
• Suivre et veiller au respect des échéances de renouvellement des contrats d’assurances ;
• Organiser et participer aux réunions avec les représentants des compagnies d’assurance.

a) Gestion de Souscription

• Veiller à la signature des contrats de partenariat entre Micropop et les assureurs ;
• Réceptionner des agences tous les documents relatifs à l’adhésion des clients à la police d’assurance ;
• Assurer la transmission des documents de souscription à l’assureur avec accusé de réception ;
• Assurer le suivi des souscriptions nécessitant la sélection médicale par l’assureur ;
• Superviser les modifications des polices en interne et communiquer l’information y afférente à l’assureur pour émission des avenants de la police et prise en compte des actions qui en découlent ;
• Coordonner l’archivage des copies des tous les documents d’assurances par les agences respectives et au siège.

b) Gestion et reversement des primes

• Etablir la liste des polices émises au cours du mois et l’état des primes à reverser et les transmets à l’assureur ;
• S’assurer de la cohérence des primes émises et celle prélevées sur les comptes des clients avant transmission à l’assureur ;
• S’assurer que Micropop crédite le compte de l’assureur du montant total des primes collectées ;
• Transmettre le relevé du compte certifié à l’assureur ;
• Calculer la commission de Micropop et transmettre l’état à l’assureur pour paiement ;
• S’assurer du reversement de la commission de Micropop par l’assureur.

c) Gestion des sinistres

• Déclarer et Informer l’assureur de la survenance du sinistre dès la prise de connaissance ;
• Collecter et transmettre à l’assureur les documents et tout élément nécessaire à la déclaration du sinistre dans le respect de délai requis ;
• Obtenir de l’assureur les documents attestant le règlement du sinistre ;
• S’assurer du règlement définitif du sinistre par l’assureur dans le délai requis.

d)  Conformité et Documentation :

• Assurer la conformité de l’institution aux normes réglementaires et aux exigences légales en matière d’assurance.
• Maintenir une documentation précise et à jour de toutes les polices d’assurance, avenants, sinistres et tous les documents y relatifs ;
• Préparer des rapports réguliers sur l’état d’émission des polices d’assurance et règlement des sinistres pour la direction.

3.2. Autres partenariats : messagerie financière, mobile banking

• Etre le point focal et de contact principal entre l’Institution et les partenaires ;
• Participer à l’analyse de faisabilité des opérations avec les partenaires ;
• Vérifier les termes et conditions des polices pour s’assurer de leur adéquation aux besoins de l’Institution ;
• Participer aux différentes négociations des termes des contrats de partenariat ;
• S’assurer du respect et de l’application des clauses des contrats d’assurance en cas de survenance des sinistres en collaboration avec le Chargé Juridique ;
• Organiser et participer aux réunions avec les représentants des partenaires ;
• Participer dans l’élaboration et l’amendement de la procédure y relative ;
• Assurer la formation du personnel sur les procédures y afférentes.

4. Support et Conseil :

• Fournir des conseils et des recommandations à l’institution et aux clients sur les questions d’assurance, de gestion des risques et tous les autres partenariats.
• Assurer toutes autres tâches attribuées par la direction.

PROFIL :

1. Qualifications Requises

• Diplôme en gestion financière, économie, droit, assurances, finances ou domaine connexe ;
• Expérience professionnelle préalable dans un poste similaire dans le secteur financier, Microfinance, bancaires ou assurances ;
• Excellentes compétences en communication et en négociation ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler sous pression ;
• Connaissance approfondie des opérations financières, produits d’assurance.
• Avoir une très bonne maitrise de l’utilisation de l’outil informatique (Pack office) et du NTIC
• Compétences analytiques et attention aux détails.
• Connaissance des pratiques de microfinance, de la réglementation locale et des meilleures pratiques du secteur ;
• Capacité à rédiger et à présenter des rapports mensuels ou d’autres rapports de département
• Avoir le sens du service et de la responsabilité ;
• Connaissance du français à l’oral et à l’écrit. Connaitre l’anglais serait un atout ;
• Adhérer aux valeurs de la MICROPOP SA qui sont : Intégrité, loyauté, professionnalisme et qualité des services.

COMMENT POSTULER :

Les candidats dont les profils correspondent aux critères sus-évoqués peuvent envoyer leurs candidatures (CV à jour comportant au moins trois personnes de référence et la lettre de motivation) à l’adresse électronique suivante : recrutment@micropop.cd  au plus tard le 03 juillet 2024 à 16h 30’. Seuls les candidats retenus sur base de leurs dossiers seront contactés pour la suite du processus.

NB :  Les candidatures féminines sont vivement encouragées.